Technicien(-ne) en administration – Attraction et gestion de la relève

Santé Québec is committed to caring for people and is looking for a Technician in Administration to contribute to the attraction and management of qualified talent. This role involves managing administrative processes, ensuring compliance and quality of documents, and supporting the organization's mission in the health sector.

Responsibilities

• Analyse et traite la correspondance
• Analyse les courriels et lettres reçus afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement)
• Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées
• Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d’un dossier et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures
• Offre des réponses exactes, claires et complètes dans les délais convenus aux correspondances qui le nécessitent à l’aide des outils en place dans le service
• Agit à titre de point de contact pour les établissements, pour les candidats aux programmes de bourses, pour les partenaires et pour les équipes internes
• Assure la conformité et la qualité des documents :
• Prépare, met à jour et archive la documentation officielle (gabarits, formulaires, contrats, cadres de référence, etc.), selon les processus établis
• Vérifie et valide les documents destinés aux établissements de Santé Québec
• S’assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin
• Assure la qualité des données transmises, des différents registres et des redditions de comptes (exactitude, cohérence, traçabilité)
• Manipule et protège l’information sensible avec rigueur en appliquant les règles de conformité et de sécurité
• Gère les processus et les outils documentaires :
• Classe et archive la documentation pour en assurer la traçabilité et l’accès rapide
• Tient à jour les outils de suivi (OneDrive, SharePoint, Planner, Teams)
• Compile, met à jour et suit des tableaux de bord, des échéanciers et des indicateurs de performance
• Soutient les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :
• Contribue aux projets spéciaux et aux demandes ponctuelles dans le respect des rôles
• Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin
• Prépare la documentation pour les comités et rencontres (notes de contexte, dossiers)
• Contribue à l’amélioration continue :
• Identifie et propose des améliorations aux processus administratifs, puis crée des outils pour les soutenir
• Propose des innovations en cohérence avec les objectifs de Santé Québec en matière de relève
• Anticipe les difficultés et suggère l’automatisation de tâches répétitives

Skills

• La personne doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou administration d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé
• Connaître les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel, List, SharePoint, Planner, To Do)
• Maîtriser la langue française autant à l'oral qu'à l'écrit
• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux
• Détenir d'excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et discrétion
• Facilité à travailler en équipe et à collaborer avec différentes parties prenantes
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés
• Aptitude à anticiper les difficultés potentielles et à proposer des solutions proactives appropriées
• Habileté de rédaction claire adoptant un ton diplomatique et adapté à l'audience visée

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